Sistema de Gestión de Contactos y Eventos de Hejalutz Lamerjav
Resumen del Proyecto
El Desafío
Hejalutz Lamerjav es un movimiento juvenil en crecimiento que gestiona contactos, eventos y campañas de participación en múltiples regiones. Antes de este sistema, su equipo enfrentaba una lucha familiar: hojas de cálculo dispersas, ninguna base de datos de contactos unificada y cero visibilidad sobre quién asistía a qué eventos o respondía a qué campañas. Los coordinadores regionales mantenían sus propias listas de contactos. Las inscripciones a eventos llegaban a través de formularios desconectados sin vínculo con el registro maestro de contactos. Cuando la dirección necesitaba un informe sobre la participación de los miembros o la asistencia a eventos, alguien tenía que reunir manualmente datos de una docena de fuentes diferentes. ¿El resultado? Horas de trabajo administrativo, contactos duplicados, seguimientos perdidos y ninguna forma confiable de medir el verdadero alcance e impacto de la organización.
La Solución
Construimos para Hejalutz Lamerjav una plataforma operativa personalizada — llamada RUAJ — que centraliza todo su ecosistema de contactos en un único sistema confiable. En su núcleo hay una base de datos centralizada de contactos con control de acceso sofisticado basado en roles — los coordinadores regionales ven sus contactos, mientras la dirección nacional ve todo. El sistema gestiona eventos de principio a fin: formularios de registro públicos, seguimiento automático de capacidad con funcionalidad de lista de espera, y adición manual de contactos para el personal. Cada interacción con un contacto — llamadas, reuniones, emails, mensajes de WhatsApp — se registra y se vincula a su expediente, creando un historial completo de la relación. Para las campañas, construimos un sistema de importación masiva que coincide inteligentemente con contactos existentes por email, crea nuevos registros cuando es necesario, y agrega a todos a la campaña en una sola operación. Sin más entradas duplicadas. Sin más datos perdidos. Solo una fuente de verdad en la que toda la organización puede confiar.
Los Resultados
Eliminada la doble carga de datos entre equipos regionales con coincidencia inteligente de contactos por email
Reducido el tiempo de gestión de inscripciones a eventos en un 80% con seguimiento automatizado de capacidad y manejo de lista de espera
Habilitadas exportaciones de campañas con un solo clic para comunicaciones externas y reportes
Creados historiales completos de interacciones para cada contacto, permitiendo una mejor gestión de relaciones
Implementados controles de permisos granulares para que los equipos regionales accedan solo a sus datos mientras la dirección mantiene visibilidad total
Construido un registro de auditoría integral para cumplimiento y rendición de cuentas en todas las acciones del sistema
Soportadas operaciones masivas a escala con importaciones que manejan hasta 5,000 contactos por campaña
“Antes de RUAJ, prepararse para un evento nacional significaba tres días consolidando hojas de cálculo de cada región. Ahora toma tres minutos. Finalmente tenemos visibilidad real de nuestra red, y nuestro equipo puede dedicar su tiempo a construir relaciones con jóvenes en lugar de luchar con la carga de datos. Esto es exactamente lo que necesitábamos.
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