מערכת ניהול אנשי קשר ואירועים של החלוץ למרחב
סקירת הפרויקט
האתגר
החלוץ למרחב היא תנועת נוער גדלה שמנהלת אנשי קשר, אירועים וקמפיינים מעורבות במספר אזורים. לפני המערכת הזו, הצוות התמודד עם מאבק מוכר: גיליונות אלקטרוניים מפוזרים, בלי בסיס נתונים אחיד, ואפס נראות לגבי מי מגיע לאיזה אירוע או מגיב לאיזה קמפיין. רכזים אזוריים החזיקו רשימות אנשי קשר משלהם. הרשמות לאירועים הגיעו דרך טפסים מנותקים ללא חיבור לרשומת הקשר המרכזית. כשההנהלה הייתה צריכה דוח על מעורבות חברים או נוכחות באירועים, מישהו היה צריך להרכיב ידנית נתונים מעשרות מקורות שונים. התוצאה? שעות של עבודה אדמיניסטרטיבית, אנשי קשר כפולים, מעקבים שנשכחו, ושום דרך אמינה לעקוב אחר ההשפעה וההגעה האמיתית של הארגון.
הפתרון
בנינו לחלוץ למרחב פלטפורמת תפעול מותאמת — בשם RUAJ — שמרכזת את כל מערכת אנשי הקשר שלהם במערכת אחת ואמינה. בליבה נמצא בסיס נתונים מרכזי עם בקרת גישה מתוחכמת מבוססת תפקידים — רכזים אזוריים רואים את אנשי הקשר שלהם, בעוד ההנהלה הארצית רואה הכל. המערכת מטפלת בניהול אירועים מקצה לקצה: טפסי הרשמה פומביים, מעקב קיבולת אוטומטי עם פונקציונליות רשימת המתנה, והוספה ידנית של אנשי קשר לצוות. כל אינטראקציה עם איש קשר — שיחות, פגישות, אימיילים, הודעות WhatsApp — מתועדת ומקושרת לרשומה שלו, ויוצרת היסטוריית קשר מלאה. לקמפיינים, בנינו מערכת ייבוא מרובה שמזהה בצורה חכמה אנשי קשר קיימים לפי אימייל, יוצרת רשומות חדשות כשנדרש, ומוסיפה את כולם לקמפיין בפעולה אחת. בלי יותר רשומות כפולות. בלי יותר נתונים אבודים. רק מקור אמת אחד שכל הארגון יכול לסמוך עליו.
התוצאות
ביטול הזנת נתונים כפולה בין צוותים אזוריים עם התאמת אנשי קשר חכמה מבוססת אימייל
הפחתת זמן ניהול הרשמה לאירועים ב-80% עם מעקב קיבולת אוטומטי וטיפול ברשימות המתנה
ייצוא קמפיינים בלחיצה אחת לתקשורת חיצונית ודיווח
יצירת היסטוריית אינטראקציות מלאה לכל איש קשר, המאפשרת ניהול קשרים טוב יותר
יישום בקרת הרשאות מדויקת כך שצוותים אזוריים ניגשים רק לנתונים שלהם בזמן שההנהלה שומרת על נראות מלאה
בניית תיעוד ביקורת מקיף לציות ואחריותיות בכל פעולות המערכת
תמיכה בפעולות מרובות בקנה מידה עם ייבוא של עד 5,000 אנשי קשר לקמפיין
“לפני RUAJ, ההכנה לאירוע ארצי דרשה שלושה ימים של איחוד גיליונות אלקטרוניים מכל אזור. עכשיו זה לוקח שלוש דקות. סוף סוף יש לנו נראות אמיתית לרשת שלנו, והצוות יכול להקדיש את זמנו לבניית קשרים עם צעירים במקום להיאבק בהזנת נתונים. זה בדיוק מה שהיינו צריכים.
מוכנים לבנות את המערכת המושלמת שלכם?
בואו נדבר על איך נוכל ליצור פתרון מותאם אישית שמתאים לצרכים העסקיים שלכם.
קבלו ייעוץ חינם